BONTANG – Dalam upaya terus melakukan pengelolaan kearsipan secara berkelanjutan, BKPSDM Kota Bontang menyerahkan arsip statis kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) selaku Lembaga Kearsipan Daerah Kota Bontang. Acara tersebut dihadiri oleh Asisten Administrasi Umum, Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan SDM (BKPSDM), dan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang.
Kepala BKPSDM Kota Bontang, Drs. Sudi Priyanto, M.Si., menyampaikan bahwa arsip statis memiliki nilai penting bagi generasi mendatang. Oleh karena itu, keberadaan arsip statis harus senantiasa dilestarikan di Lembaga Kearsipan.
Namun demikian, pengelolaan arsip statis bukanlah hal yang mudah, sehingga proses akuisisi arsip statis sangat menentukan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip statis pada setiap instansi dan lembaga kearsipan. Dalam siklus hidup arsip dinamis pada tahap disposal atau penyusutan, terdapat tiga kegiatan utama, yaitu pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna baik itu nilai guna primer maupun sekunder, dan penyerahan arsip statis yang bernilai guna sekunder atau permanen ke lembaga kearsipan.
Sudi juga menambahkan bahwa akuisisi arsip statis ini merupakan proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari BKPSDM selaku pencipta arsip kepada DPK selaku lembaga kearsipan. Arsip statis yang diserahkan berupa foto-foto kegiatan pada tahun 2001, 2007, 2008, dan 2010, yang terdiri dari:
- Kegiatan Tali Asih
- Rakor Kepegawaian
- Evaluasi Penggunaan Mesin Absensi
- Kegiatan Rapat Standarisasi Honorarium Tenaga Harian Lepas
- Monitoring Tingkat Kehadiran
- Penyerahan SLKS
- Sumpah Janji PNS
- Pelantikan Pejabat Struktural
- HUT KORPRI
- Pengadaan CPNS
- Kegiatan Pemusnahan Arsip LKJ CPNS
- Rapat Hukdis
- Kegiatan Diklat
- Kegiatan HUT Kota Bontang
Dengan total jumlah arsip foto statis yang diserahkan sebanyak 361 lembar.
Sebelumnya, telah dilakukan tahapan teknis akuisisi arsip statis, antara lain:
- Monitoring
- Penilaian arsip statis
- Pemeriksaan fisik arsip berdasarkan daftar arsip
- Pemilahan dan penetapan arsip yang dinyatakan permanen dalam JRA/JRD untuk diserahkan kepada lembaga kearsipan
- Pembuatan daftar arsip statis
- Verifikasi secara langsung
- Serah terima arsip statis
Kepala DPK Kota Bontang, Ir. Hj. Retno Febriaryanti, mengapresiasi dan mengucapkan terima kasih atas komitmen BKPSDM dalam mengelola kearsipan secara baik dan benar, serta terus berkontribusi terhadap peningkatan indeks kearsipan Kota Bontang, termasuk dengan melakukan penyerahan arsip statis kepada DPK sebagai upaya menyelamatkan arsip yang bernilai sejarah, terutama bagi histori perkembangan Kota Bontang.
Pada kesempatan tersebut, Asisten Administrasi Umum, Drs. Akhmad Suharto, M.Si., berharap agar upaya berkelanjutan BKPSDM dalam mengelola arsip dinamis dan arsip statis ini dapat dijadikan percontohan bagi perangkat daerah lainnya di Kota Bontang. (adv)
